Lösung
Prozessautomatisierung: Was heute jemand abtippt, erledigt ein Bot.
Aufträge aus E-Mails lesen, in die Fachanwendung eintragen, ins Webportal übertragen: Wir automatisieren wiederkehrende Arbeit zwischen Programmen, auch wo es keine Schnittstelle gibt. Regeln und vorhandene Schnittstellen zuerst, KI nur dort, wo echter Freitext es verlangt.
Die Demo: vom Posteingang bis ins Webportal
Proof of Concept mit nachgebauter Speditionssoftware und Frachtbörse, die Mails sind Testdaten. Kein Ton.
Was im Video passiert
Das Beispiel ist eine Spedition, das Muster passt überall, wo Daten aus Mails in Programme und Portale wandern. Ein Klick auf die Zeitmarke springt an die Stelle im Video.
Mail-Eingang lesen und bewerten
Der Bot liest den Outlook-Posteingang. Excel-Anhänge und strukturierte Mails wertet er lokal nach festen Regeln aus – ohne KI und ohne Kosten. Nur Freitext-Mails, die lokal als wahrscheinlicher Auftrag erkannt werden, gehen an eine KI (Claude API). Sie entscheidet, ob es ein Auftrag ist, und liefert die Daten strukturiert zurück. Eine Preisanfrage erkennt sie korrekt als „kein Auftrag“.
In der Fachanwendung erfassen
Ein Bot trägt die Aufträge über die Oberfläche einer Windows-Desktop-Anwendung ein, so wie es ein Mensch tun würde. Danach prüft er per SQL, ob genau das gespeichert wurde. Doppelt angelegte Aufträge verhindert er.
Ins Webportal ohne API übertragen
Die erfassten Aufträge liest der Bot per SQL und stellt sie per Browser-Automatisierung in eine Frachtbörse ein: Anmeldung, Cookie-Banner, Formular, Bestätigung – inklusive Umrechnung von Kilogramm in Tonnen.
Das Portal ändert sich – der Bot repariert sich
Nach einem Portal-Update heißen alle Formularfelder anders. Der Bot bemerkt, dass er sie nicht mehr findet, lässt die KI das Formular einmalig neu zuordnen und arbeitet danach wieder ohne KI weiter.
Wo sich Automatisierung lohnt
Überall dort, wo jemand regelmäßig Daten von einem Programm ins nächste überträgt – nach festen Regeln, in größerer Stückzahl, mit wenig Ermessensspielraum.
Auftragserfassung aus E-Mails
Bestellungen und Aufträge aus Mails und Anhängen in ERP, Warenwirtschaft oder Branchensoftware übernehmen.
Rechnungseingang
Rechnungsdaten auslesen, in der Buchhaltungssoftware vorerfassen und zur Freigabe bereitstellen.
Webportale ohne API
Daten in Kunden-, Lieferanten- oder Behördenportale eintragen, die keine Schnittstelle anbieten.
Abgleich zwischen Anwendungen
Stammdaten, Status und Termine zwischen Programmen übertragen, die nicht miteinander verbunden sind.
Logistik, Handel, Verwaltung, Auftragsabwicklung: Die Branche ist zweitrangig. Entscheidend ist ein Ablauf, der sich wiederholt.
Wie wir vorgehen
Prozess aufnehmen
Wir sehen uns den Ablauf am Arbeitsplatz an: welche Eingänge, welche Programme, welche Ausnahmen. Dabei klären wir, welche Importe oder Datenbankzugriffe es schon gibt.
Pilot mit ein bis zwei Workflows
Wir automatisieren zuerst einen oder zwei Abläufe mit spürbarem Nutzen und prüfen im Pilotbetrieb, wie sie sich schlagen. Danach entscheiden Sie über den Ausbau – Schritt für Schritt.
Betrieb mit Monitoring
Jeder Bot protokolliert, was er getan hat. Unklare Fälle landen in einer manuellen Prüfung, statt geraten zu werden, und für KI-Aufrufe gilt ein Kostenlimit. Den laufenden Betrieb übernehmen wir auf Wunsch.
Technik: stabil vor bequem
Die stabilste Schnittstelle zuerst
Vorhandene Importe und lesender Datenbankzugriff haben Vorrang. UI-Automatisierung setzen wir nur ein, wo es keine Schnittstelle gibt. Geschrieben wird immer über die Anwendung selbst, nie an ihrer Geschäftslogik vorbei.
KI gezielt statt überall
Regeln und lokale Auswertung kommen zuerst. Die KI wird nur für echten Freitext und für die Selbstheilung nach Portal-Änderungen gefragt. Das hält die Kosten niedrig – und Mails, die kein Auftrag sind, verlassen Ihr Haus gar nicht erst.
Betriebssicher
Schutz vor Dubletten, eine Gegenprüfung nach jedem Schritt, manuelle Prüfung für unklare Fälle und ein festes Kostenlimit für die KI.
Werkzeugneutral
Microsoft Power Automate Desktop, Python mit Playwright und pywinauto oder eine andere RPA-Plattform: Wir nehmen, was in Ihre Umgebung passt und was Ihr Team später warten kann. Der Betrieb ist on-premises möglich.
Aus dem Betrieb gedacht
Die Automatisierung von Bereitstellung und Betrieb gehört seit Jahren zu unseren Schwerpunkten. Ein Bot ist für uns ein System im laufenden Betrieb – kein Skript, das man einmal startet und dann vergisst.
Im Demo-Durchlauf gemessen
Werte aus dem Proof of Concept mit nachgebauten Demo-Systemen – keine Produktivzahlen. In Ihrer Umgebung hängen sie von Anwendung, Portal und Mail-Aufkommen ab.
- Erfassung in der Desktop-Anwendung
- ca. 3 s pro Auftrag
- Eintrag im Webportal
- ca. 2 s pro Auftrag
- KI-Kosten pro Freitext-Mail
- ca. 1 Cent
- KI-Kosten für Excel-Anhänge und strukturierte Mails
- 0 Cent (lokal ausgewertet)
- Test gegen einen echten Posteingang
- 0 von 46 Mails unnötig an die KI geschickt
- Selbstheilung nach dem Portal-Update
- 10 von 10 Feldern korrekt neu zugeordnet, einmalig ca. 1 Cent
- KI-Kosten des gesamten Demo-Durchlaufs
- ca. 3 Cent
Häufige Fragen
Brauchen wir eine API?
Nein. Gibt es einen Import oder lesenden Datenbankzugriff, nutzen wir ihn, denn das ist am stabilsten. Wo beides fehlt, bedient der Bot die Oberfläche der Anwendung oder des Webportals so, wie es ein Mensch tun würde.
Was passiert, wenn sich ein Portal ändert?
Der Bot bemerkt, dass er Felder nicht mehr findet, lässt die KI das Formular einmalig neu zuordnen und arbeitet danach wieder ohne KI. Lässt sich eine Änderung nicht eindeutig zuordnen, landet der Vorgang in der manuellen Prüfung, statt falsch eingetragen zu werden.
Welche Daten gehen an die KI?
Nur Freitext-Mails, die lokal bereits als wahrscheinlicher Auftrag erkannt wurden, und nach einer Portal-Änderung die Feldbeschriftungen des Formulars. Excel-Anhänge, strukturierte Mails und alles, was kein Auftrag ist, werden lokal ausgewertet und verlassen Ihr Haus nicht.
Ist das DSGVO-konform – und geht es auch ganz ohne Cloud-KI?
Datensparsamkeit ist eingebaut: Nur Freitext-Mails, die wahrscheinlich Aufträge sind, gehen überhaupt an eine KI, alles andere wird lokal ausgewertet. Für den Einsatz eines Cloud-Modells klären wir mit Ihnen und Ihrem Datenschutzbeauftragten Anbieter, Auftragsverarbeitung und Speicherort. Sollen die Daten Ihr Haus gar nicht verlassen, kann stattdessen ein lokales Sprachmodell (LLM) auf Ihrer eigenen Hardware laufen – eine ausreichend leistungsfähige GPU vorausgesetzt. Der Ablauf bleibt derselbe; ob ein lokales Modell für Ihre Mails genau genug ist, prüfen wir im Pilot.
Power Automate oder Python?
Beides funktioniert. Power Automate Desktop liegt nahe, wenn Sie bereits stark auf Microsoft setzen und Ihr Team Low-Code bevorzugt; Python mit Playwright und pywinauto gibt mehr Kontrolle bei komplexen Abläufen. Der Proof of Concept im Video ist in Python gebaut. Wir entscheiden gemeinsam, was bei Ihnen wartbar bleibt.
Wie fangen wir an?
Mit einem Gespräch über einen konkreten Ablauf. Daraus wird ein Pilot mit ein bis zwei Workflows, und erst wenn der im Alltag trägt, bauen wir weiter aus.
Welcher Ablauf wird bei Ihnen noch abgetippt?
Beschreiben Sie uns einen Prozess – wir sagen Ihnen offen, ob und wie er sich automatisieren lässt.